Selkeä tavarankuvaus kansainvälisissä lähetyksissä

Kansainväliset lähetykset vaativat asianmukaista dokumentaatiota, erityisesti tulliviranomaisten näkökulmasta. Yksi keskeinen elementti on tavarankuvaus, joka antaa selkeän kuvan siitä, mitä lähetyksessäsi on. Kurkkaa Shipitin vinkit, miten voit laatia tavarankuvauksen kansainvälisiin lähetyksiisi.

Miksi tavarankuvaus on tärkeä?

Tulliviranomaiset tarvitsevat tarkkaa tietoa siitä, mitä lähetyksesi sisältää. Tämä varmistaa, että lähetyksesi käsitellään oikein ja että tulliselvitys sujuu mahdollisimman mutkattomasti.

• Tavarankuvaus auttaa myös estämään viivästyksiä ja varmistamaan, että lähetyksesi saapuu määränpäähänsä ilman ongelmia, kertoo Shipitin COO Sami Hakanen

 

Yhdysvaltain tulli- ja rajavartiolaitos (U.S. Customs and Border Protection, CBP) on ottanut käyttöön tehostetun ACAS-tarkastuksen (Air Cargo Advanced Screening), joka kohdistuu saapuviin lähetyksiin, joiden tavarankuvaus on monitulkintainen tai epäselvä. Tämä tarkoittaa, että kaikkien Yhdysvaltoihin lähetettävien lähetysten, joissa ei ole tarkkaa tavarankuvausta ja jotka eivät läpäise ACAS-tarkastusta, kuljettamisesta voidaan kieltäytyä jo alkuperämaassa tai niiden maahantulo Yhdysvaltoihin estetään ja ne palautetaan lähettäjälle. Kuriiriyritykset pyrkivätkin näitä jo selvittelemään alkuperämaassa, ja epäselvästä kuvauksesta voi seurata lähetyksen palauttaminen lähettäjän kustannuksella.

 

1. Kuvaile tarkasti:

Tavarankuvauksen tulisi antaa selkeä ja yksityiskohtainen kuvaus jokaisesta lähetyksen tuotteesta. 

• Kerro, mikä tavara on, mistä se on valmistettu ja millaiseen käyttötarkoitukseen se soveltuu, neuvoo Hakanen.

 

2. Eri tuotteiden yksityiskohtainen selitys:

Jokaisesta lähetyksessä olevasta tuotteesta tulisi antaa selkokielinen kuvaus. 

• Vältä yleisiä termejä, kuten "parts”, “clothes", Hakanen muistuttaa.

 

3. Esimerkki varaosista:

Jos olet lähettämässä varaosia EU:n ulkopuolelle, vältä yksinkertaisia termejä kuten "parts." Sen sijaan erittele tarkasti, mitä varaosia lähetyksesi sisältää. 

• Eli, jos esimerkiksi kyseessä ovat auton varaosat, mainitse erikseen jarrupalat, öljynsuodattimet ja laakerit ja muut varaosat mitä lähetys sisältää, Hakanen tarkentaa.

 

4. Kirjoita kuvaus englanniksi:

• Muista, että tavarankuvaus tulee kirjoittaa englanniksi, Hakanen painottaa. 

Tämä helpottaa tulliviranomaisten ymmärtämistä ja nopeuttaa tulliselvitystä.

5. Harmonisoidut tariffikoodit:

Harmonisoidut tavarankoodit, tunnettuina myös HS- tai tavaranimikkeinä, ovat luokituksia, jotka helpottavat tulliviranomaisten työtä. Näiden koodien avulla viranomaiset voivat määrittää oikeat verot, tullimaksut ja -tarkastukset. Lisäämällä tavarankoodin itse kauppalaskuusi voit nopeuttaa tullausprosessiasi ja välttää yllättäviä lisämaksuja. 

• EU:n ulkopuolisissa lähetyksissä suosittelemme käyttämään harmonisoituja tariffikoodeja, Hakanen neuvoo. 

 

6. EORI-numero:

EORI-numero on EU:n sisäinen tunnistenumero, joka yrityksen on rekisteröitävä asioidessaan tulliviranomaisten kanssa EU-alueella. EORI-numeroa tulee käyttää aina vastaanottaessa tai lähettäessä lähetyksiä EU-rajojen ulkopuolelle.

• Lue lisää EORI-numerosta
• Kurkkaa myös muut ohjeemme ulkomaankauppaan, kuten kauppa-ja proformalasku, VOEC, OSS, vientiselvitys, Incoterms
• sekä maakohtaiset ohjeistukset paketin lähettämiseen

 

7. Pakkaa oikein:

Kansainvälisten lähetysten pakkaaminen vaatii huolellisuutta ja tarkkuutta. Tuotteiden oikea sijoittelu laatikkoon on ensiarvoisen tärkeää: suuremmat ja kestävämmät tuotteet pohjalle, kevyemmät päälle, käyttäen täyteaineita liikkumisen estämiseksi. Valitse oikea laatikko, vältä liian suurta tai pientä, ja varmista sen riittävä kestävyys. Laatikon sulkemisessa suosi vahvaa H-mallista teippausta ja tee selkeät lähetysmerkinnät. Panostamalla oikeaoppiseen pakkaamiseen varmistat tuotteiden turvallisen kuljetuksen.

Lue lisää lähetysten pakkaamisesta asiantuntija- artikkelistamme: Verkkokaupan lähetysten oikeaoppinen pakkaaminen

Täydellinen tavarankuvaus sekä huolellisesti pakattu lähetys on avain sujuvaan kansainväliseen kuljetukseen. Tarkka tavarankuvaus helpottaa tulliselvitystä ja varmistaa, että lähetyksesi saapuu määränpäähänsä ilman viivästyksiä. 

• Muista, että me täällä Shipitillä olemme sinua varten ja autamme kaikissa kuljetukseen liittyvissä kysymyksissä, joten älä epäröi olla meihin yhteydessä arkisin klo 9-16, Hakanen muistuttaa.

 

 Shipitin asiakaspalvelu palvelee:

• +358 (0)20 752 8488 
• asiakaspalvelu (at) shipit.fi 
• verkkosivujemme chatissa 

 

– Tehdään yhdessä pakettien lähettämisestä helppoa!