Tietosuojaseloste
EU:n GDPR mukainen rekisteriseloste. Päivitetty 10.11.2021 ja voimassa 25.5.2018 lähtien.
1. Yleistä
Rekisterinpitäjä
Shipit Oy Ab 2705721-8
Askonkatu 9 A
15100, Lahti
Jäljempänä Shipit tai palvelu.
Rekisteriä hoitava taho
Lari Pihlajapuro
[email protected], +358 (0) 20 752 8488.
Rekisterin nimi
Shipit-asiakasrekisteri
2. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
Henkilötietoja käsitellään sovittujen palveluiden tuottamiseksi ja tarkoituksena on Shipitin ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoito ja ylläpito, tilausten käsittely ja arkistointi, asiakasyhteydenpito ja markkinointi. Tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen sekä tilastoimiseen. Markkinointikieltoa sovelletaan automaattisesti mikäli tilaajana on yksityishenkilö ja häneltä ei ole saatu erillistä lupaa markkinointia varten.
Lisätietoa kuljetuksiin liittyvistä lainsäädännöistä FINLEXIN sivuilta >
OIKEUSPERUSTE ja ESIMERKKI KÄSITTELYTOIMISTA
|
|
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet | Käsittelemme asiakkaidemme tietoja kaikkia kohdassa 2 mainittuja käyttötarkoituksia varten sopimussuhteeseen perustuen. |
Lakisääteinen velvoite | Säilytämme ja käsittelemme asiakastietoja esimerkiksi kirjanpitoamme varten kirjanpitolain mukaisesti. |
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut | Käsittelemme tietojasi myös oikeutettuun etuun perustuen. Tällaisia käsittelytoimia ovat esimerkiksi asiakaspalvelu ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen, verkkosivustojemme kävijäseuranta ja kehittäminen sekä palveluidemme tietoturvan varmistaminen ja mahdollisten väärinkäytöstilanteiden selvittäminen. Yritysten edustajien henkilötietojen käsittely markkinointitarkoituksissa perustuu myös oikeutettuun etuun. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille, ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, esittämällä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvän perusteen. Tällöin arvioimme, onko käsittelyyn vastustuksesta huolimatta olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai onko käsittely sallittua muulla tietosuoja-asetuksen mukaisella perusteella. |
Suostumus | Tilatessasi yksityishenkilönä oppaan tai uutiskirjeen sivuiltamme, käsittelemme tietojasi suostumukseesi perustuen. Pyydämme suostumuksesi suoramarkkinointiin tietojen keräämisen yhteydessä. Rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus, milloin tahansa. |
Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä
Rekisteri sisältää henkilötietoja Shipitin asiakkaista ja näiden tekemistä lähetyksistä.
Henkilötietoja voidaan käyttää
lähetyksen vastaanottajalle lähetyksen saapumisesta, seurannassa ja ilmoittamiseksi perilletoimitusta tai noutoa varten
lähettäjälle lähetyksen luovuttamisesta ilmoittamiseksi
kuljetusyhtiön työntekijöille prosessin ohjausta varten
asiakassuhteen hoito ja asiakasviestintä
asiakaspalvelu ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen
palveluidemme toteuttaminen ja kehittäminen
palveluidemme ja tuotteidemme käytön seuranta ja analysointi
asiakkaiden segmentointi personoitujen sisältöjen tarjoamiseksi tuotteissa ja palveluissa
palveluidemme ja tuotteidemme turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen
asiakas-, mielipide- ja markkinatutkimukset
liiketoimintamme kehittäminen
markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen
suoramarkkinointi. Rekisterinpitäjä voi käyttää asiakkaalta saamaansa yhteystietoa sellaisten tuotteiden tai palveluiden markkinoimiseen, jotka kuuluvat samaan tuoteryhmään kuin se tuote tai palvelu, jonka oston yhteydessä rekisterinpitäjä sai yhteystiedot. Rekisterinpitäjä saa käyttää yhteystietoa kuitenkin vain sellaisten tuotteiden tai palveluiden markkinoimiseen, jotka kuuluvat samaan tuoteryhmään tai ovat muuten vastaavia tuotteita tai palveluita.
reklamointiin liittyvissä asioissa
laskutukseen
luottotietojen tarkistamiseksi ja perintätoimia varten
EMME suorita rekisteröityjen henkilökohtaisiin ominaisuuksiin perustuvaa profilointia tai niihin liittyvää automaattiseen
päätöksentekoon johtavaa tietojen käsittelyä.
Shipit EI käsittele henkilötunnuksia sivuillamme, osa kuljetusyhtiöistä voi tämän vaatia tai pyytää mahdollisia vienti- ja tuontiselvityksiä varten EU:n ulkopuoleisissa lähetyksissä ja tai kun asiakas kuittaa lähetyksen vastaanotetuksi.
Maksutavan lisäksi Shipit EI tallenna asiakkaan pankki- tai luottokorttitietoja. Jos asiakas suorittaa maksun suoraan Shipitin pankkitilille, näkyvät maksajan tiedot pankkilain vaativin säännösten mukaan.
3. Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?
Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen sekä verkkosivustojemme ja -palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme tietoja myös manuaalisesti, esimerkiksi puhelimitse asiakaspalvelun tai myynnin yhteydessä.
Itse toimittamiesi tietojen lisäksi keräämme verkkosivuistoillamme ja -palveluissamme tietoa myös evästein sivustojemme ja palveluidemme käytön analysointia ja kehittämistä sekä markkinoinnin ja mainonnan kohdentamista varten.
Lisäksi keräämme tietoja julkisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä ja yritysrekisteristä sekä muilta yrityspäättäjätietoja toimittavilta tahoilta. Näistä lähteistä keräämämme tiedot sisältävät yritystietoja sekä yritysten päättäjien yhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Käyttäjätunnus
Osoitekortti ja rahtikirja
Rahtikirjanumero, joka ovat yhdistettävissä lähetykseen ja seurantaan
toimitustapahtuman luovutusajankohta, lähetysaika sekä muut tapahtumat. Shipit ei tallenna lähetyksen kuittaustietoja järjestelmäänsä, mutta nämä säilyvät kuljetusyhtiöillä. Seurattavista lähetyksistä myös allekirjoitus ja kuva tästä säilyvät kuljetusyhtiön tiedoissa
valitun noutopisteen ID ja tunnistetiedot tallennetaan palvelun kehittämiseksi ja seurannan parantamiseksi
lähettäjän ja vastaanottajan tyyppi: yritys vai yksityinen
maksutapa ja laskutustiedot
4. Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?
Tietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Käytämme toiminnassamme kuitenkin kolmansien osapuolten tietojärjestelmiä tietojen tallennukseen ja käsittelyyn. Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojasi käsitellään luottamuksellisesti ja lainmukaisesti.
Henkilötietoja käsittelevät tilauksesta riippuen käytettävät kuljetusyhtiöt, kirjanpitäjä, tilintarkastajat, maksupalveluoperaattori, sähköpostioperaattori ja lisäksi maksutietoja prosessoivat kaikki ne maksutapojen tarjoajat, jotka Shipit on valinnut maksupalvelu tarjontaansa lähetystä maksaessa
Kuljetusyhtiöt käsittelevät tietoja postilain, tiekuljetussopimuslain, henkilötietolain ja tietoyhteiskuntakaaren sähköisen viestinnän sääntelyn ja muun soveltuvan lainsäädännön perusteella ja henkilön suostumuksella, toimeksiannon taikka asiakassuhteen perusteella.
Kaikista tällaisista palvelun tuottamiseen liittyvistä tietojen välityksestä kolmansille osapuolille mainitaan erikseen palvelun tilauksen yhteydessä.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa ja samaan konserniin kuuluville yhtiöille ja tai mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.
Henkilötietojen käsittelijän tulee omatoimisesti informoida asiakastaan (vastaanottajaa) siitä mihin hänen henkilötietojaan tullaan käyttämään.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ja lähetyksen tietoja siirretään ja luovutetaan EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle mikäli tilaus tehdään EU:n ulkopuolelle tai EU:n ulkopuolelta ja/tai kuljetusyhtiönä toimii FedEx tai UPS palvelu.
Henkilötiedot välittyvät myös Shipitin luomassa sähköpostissa Postmarkille joka lähettää Shipitin sähköpostit, nämä tiedot näkyvät teille ja vastaanottajalle lähetettävästä sähköpostista, nämä saa myös poistettua kirjautumalla sisälle ja muokkaamalla asetuksia omat tiedot alta. Lue Postmark EU:n tietosuojasta ja GDPR >
Kaikkia kuljetusyhtiöitä ja heidän käyttämiä alihankkijoita sitoo salassapitovelvollisuus siitä, mitä tietoja he ovat asiakkaasta saaneet lähetyksen perille toimittamisen varmistamiseksi.
Vastaanottaja saa kaikki lähetyksen tiedot osoitekortin sekä mahdollisen tilausvahvistuksen kautta lukuunottamatta lähetyksen hintatietoja.
Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Shipit huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen. Tietoja siirretään seuraaville vastaanottajille:
Stripe
Postmark
5. Miten tietojani säilytetään ja suojataan?
Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedostot on suojattu yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä.
Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina ja pääsy niihin on rajattu vain työssään tietoja tarvitseville henkilöille. Sitoudumme myös olemaan luovuttamatta ja paljastamatta henkilötietoja muille kuin sellaisille työntekijöille tai muille henkilöille (ml. mahdolliset alihankkijat), joiden on tarpeen tuntea kyseinen tieto sovittua tarkoitusta varten ja jotka ovat palvelu- tai muiden sopimustensa perusteella taikka lakisääteisesti velvollisia pitämään tiedon luottamuksellisena. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä.
Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä.
Shipit käyttää toiminnassaan vain tunnettuja ja luotettavia kuljetusyhtiöitä.
Tietojasi säilytetään myös palveluntarjoajiemme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Huolehdimme siitä, että käsittely täyttää sovellettavan lainsäädännön vaatimukset ja suojatoimet, joilla pyritään estämään henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhominen, hävittäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen taikka luvaton pääsy tietoihin.
Käytämme myös SSL-suojausta sivuillamme
SSL-suojaus salaa tietokoneesi ja internetsivun palvelimen välisen liikenteen sisällön ja auttaa sivuston aitouden varmistamisessa.
Miten kauan henkilötietoja säilytetään?
Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kun on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki sitä vaatii.
Henkilötiedot voidaan poistaa kirjallisen pyynnön perusteella mahdollisten lakisääteisten velvoitteiden päätyttyä. Automaattisesti Shipit tallentaa tiedot 18 kuukaudeksi, tämän jälkeen kaikki yksilön tunnistamiseen johtavat tiedot poistetaan järjestelmästämme, edellyttäen ettei tietojen säilyttämiselle ole muuta, esimerkiksi palveluidemme turvallisuuden varmistamiseen liittyvää, tai lakisääteistä perustetta.
Esimerkiksi Posti tallentaa henkilötietosi 3 vuodeksi ja 3 kuukaudeksi, tarkemmista tiedoista siitä miten pitkäksi aikaa kuljetusyhtiöt tallentavat henkilökohtaisia tietoja neuvomme olemaan yhteydessä suoraan käytettävään kuljetusyhtiöön.
Huomaathan, että esimerkiksi kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään kirjanpitoaineistoa vähintään kuuden (6) vuoden ajan tilikauden päättymisestä lukien.
6. Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?
Huomioithan että mikäli ette hyväksy henkilötietojesi käsittelyä niin ette todennäköisesti pysty lähetyksiä luomaan oikeellisesti ja me emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään toimintamme tarkoitusta. Jos et halua että käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.
7. Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?
Käytämme verkkosivustoillamme evästeitä, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivustojemme ja palvelujemme käyttäjille.
Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeiden avulla saamme tietoa siitä, miten verkkosivustojamme ja -palveluitamme käytetään. Hyödynnämme tietoa palveluidemme ja verkkosivustojemme kehittämisessä, käytön analysoinnissa sekä markkinoinnin ja mainonnan kohdentamisessa ja optimoinnissa.
Voit sallia tai kieltää evästeiden käytön Shipitin sivuille tultaessa evästeiden hallinta täpykästä tai käyttämäsi selaimen asetuksista. Useimmat selaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme ja -palvelumme toimivuutta.
Markkinointiin ja analysointiin liittyviä evästeitä pystyt hallitsemaan täältä >
8. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä sähköpostitse ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle (ks. kohta Rekisteriä hoitava taho). Jotta Shipitin asiakas tai rekisteröity asiakas pääsee helposti tarkastamaan tallennetut tiedot, varmistamaan ja seuraamaan lähetystietoja, tulostamaan kuitin sekä lähetysasiakirjat, rekisteröidään tämä palveluumme automaattisesti. Mikäli henkilötietojen käsittelijä on yksityishenkilö ja hän ei kirjaudu palveluun poistetaan rekisteröinti järjestelmästä 90 päivän jälkeen lähetyksen perillemenosta.
Tiedon korjaaminen
Rekisteriä hoitava taho korjaa, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteriä hoitava taho voi myös itse oikaista asiakkaan tietoja mikäli tämä on oleellista tilauksen kannalta.
Korjaamisvaatimukset tulee tehdä sähköpostitse (katso rekisteriä hoitava taho) tai aloite -> yhteydenottolomakkeen avulla >
Mikäli asiakkaalla on tarve korjata jo liikkeelle lähteneen lähetyksen tietoja sovelletaan korjauksissa kuljetusyhtiöiden palvelumuutoksia jotka ovat maksullisia palveluita. Korjaus pyynnön on tultava lähettäjältä jonka kanssa toimitussopimus on solmittu.
9. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?
Päivitämme tietosuojaselosteen sisältöä toimintamme kehittyessä ja/tai lainsaadännön muuttuessa, joten pyydämme sinua käymään tällä sivulla aika ajoin. Löydät tietosuojaselosteen viimeisimmän päivityspäivämäärän tämän dokumentin alusta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen pyritään ilmoittamaan rekisteröidyille ehtojen päivityksen yhteydessä.
10. Ohjeistukset ja linkit kolmansien osapuolten sivustoille
Shipit pyrkii ohjeistamaan asiakkaitaan eri tilanteissa parhaansa mukaisesti, huomioithan että kuljetusyhtiöiden palvelut saattavat muuttua ja esimerkiksi ulkomaanlähetyksissä saattaa tulla kansallisia muutoksia. Pyrimme pitämään tietomme ajantasalla parhaamme mukaan mutta ohjeistukset kannattaa varmistaa viralliselta taholta ennen näiden noudattamista. Shipitin sivustolla on linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivuille. Linkit ovat sitä varten että asiakkaamme pystyisivät löytämään tarvitsemaansa tietoa lähettämiseen liittyvissä asioissa helpommin, Shipit ei valvo kyseisiä sivustoja ja suosittelemme että tutustut aina kyseisen yrityksen tieto- ja yksityissuojakäytäntöihin ennen kuin luovutat mitään henkilötietojasti.
Integritetspolicy
Integritetspolicy i enlighet med den nuvarande personuppgiftslagstiftning.
Inom EU/EES gäller från 25:e maj 2018 dataskyddsförordningen (GDPR)